¿Por qué es importante capacitar al equipo?
Porque comprar software no cambia automáticamente la forma de trabajar.
Una organización puede implementar una plataforma y descubrir después que algunos colaboradores continúan utilizando hojas de cálculo, anotaciones o controles paralelos porque se sienten más cómodos con el proceso anterior.
El resultado puede ser información duplicada y una adopción incompleta.
No todos necesitan conocer todo
Normalmente resulta más útil que cada usuario domine correctamente las funciones que utiliza cada día.
Capacitar no es solamente enseñar funciones
Mostrar todas las opciones disponibles en una sesión extensa no significa que los usuarios hayan aprendido a utilizar el sistema.
Una capacitación efectiva debería estar relacionada con las tareas reales de cada área.
El personal de crédito puede necesitar conocimientos diferentes del equipo de caja, cobranza, administración o supervisión.
Capacitación según las responsabilidades del usuario
Oficiales de crédito
Consultas de clientes, préstamos, pagos, saldos, vencimientos y cartera según las responsabilidades asignadas.
Caja y pagos
Identificación del cliente, localización de la operación correcta y registro del movimiento conforme al procedimiento definido.
Cobranza
Consulta e interpretación de datos disponibles para organizar el seguimiento de cartera.
Supervisión
Revisión de información, seguimiento de procesos y control del uso adecuado del sistema.
Administración
Comprensión de configuraciones, procesos y responsabilidades relacionadas con la operación.
Trabajo en campo
Finsoftek cuenta con App ProidR para apoyar actividades como consulta de saldos, registro de pagos y seguimiento.
Capacitación para caja y registro de pagos
Las áreas relacionadas con pagos necesitan especial atención porque un registro incorrecto puede afectar posteriormente saldos, consultas y seguimiento de cartera.
El usuario debe comprender el procedimiento definido para identificar al cliente, localizar la operación correspondiente y registrar el movimiento.
Conceptualmente: Pago recibido → identificación → préstamo → registro → actualización.
Finsoftek dispone de un sistema de recaudo para apoyar determinados procesos relacionados con pagos.
La información debe convertirse en acción
El valor aparece cuando el equipo utiliza los datos del sistema para trabajar mejor.
Capacitación para cobranza y seguimiento de cartera
Un sistema financiero también puede proporcionar información útil para organizar el seguimiento de cartera.
Los usuarios necesitan comprender cómo consultar los datos disponibles y cómo interpretar correctamente el estado de las operaciones según los criterios establecidos por la organización.
Por eso, capacitación, procesos y tecnología deben avanzar juntos.
¿Cuándo debe realizarse la capacitación?
La capacitación es especialmente importante durante la implementación de software para financieras, pero no debería considerarse una actividad que ocurre una sola vez.
Puede ser necesaria cuando se incorporan nuevos usuarios, cambian procesos, se habilitan nuevas funciones o aparecen dudas recurrentes.
También conviene revisar si existen tareas que diferentes colaboradores realizan de maneras distintas.
- Durante la implementación.
- Al incorporar nuevos usuarios.
- Cuando cambian procesos.
- Cuando se habilitan nuevas funciones.
- Cuando aparecen dudas recurrentes.
Evita que tu nuevo software termine acompañado por los mismos Excel
Una señal de baja adopción aparece cuando la organización implementa un sistema, pero continúa manteniendo numerosos controles externos para realizar las mismas tareas.
No todo archivo adicional es necesariamente un problema. Sin embargo, si el equipo duplica información porque no sabe cómo realizar una consulta o proceso dentro de la plataforma, probablemente existe una necesidad de capacitación.
Explicar, practicar y comprobar
La meta no es memorizar la plataforma, sino saber qué hacer cuando comienza el trabajo real.
¿Cómo hacer una capacitación de software financiero efectiva?
La capacitación debería comenzar por los procesos más importantes para cada grupo de usuarios.
Conviene utilizar situaciones similares a las que encontrarán durante su jornada y verificar que puedan completar las tareas necesarias.
Después de la explicación, los usuarios deberían practicar.
También es útil identificar dudas recurrentes y determinar si se deben a falta de capacitación, a un procedimiento que no está claro o a una configuración que necesita revisarse.
Capacitación y seguridad de la información
La capacitación también influye en la seguridad.
Un usuario necesita conocer las buenas prácticas relacionadas con credenciales, accesos y manejo de información según las políticas de la organización.
Compartir contraseñas, utilizar cuentas de otros colaboradores o mantener información sensible en lugares no autorizados puede aumentar los riesgos.
Tecnología + usuarios capacitados
Un sistema puede proporcionar controles, pero los usuarios necesitan saber cómo utilizarlos correctamente.
¿Cómo saber si la capacitación funcionó?
No debería medirse solamente por la cantidad de personas que asistieron.
El resultado real aparece después, cuando los usuarios pueden realizar sus tareas, disminuyen las dudas repetitivas, se reducen controles paralelos y el equipo encuentra la información que necesita.
Una capacitación efectiva debería reflejarse en el trabajo diario.
Capacitación y software financiero Finsoftek
Finsoftek desarrolla software para financieras, cooperativas, prestamistas y otras organizaciones que administran préstamos y operaciones financieras.
Dependiendo de los módulos y configuración implementados, sus soluciones pueden apoyar procesos relacionados con clientes, préstamos, cuotas, pagos, saldos, vencimientos, recaudos y cartera.
Puedes conocer el software para administración de préstamos, las soluciones para cooperativas y el software para financieras.
El alcance específico de capacitación, acompañamiento, soporte, modalidad, duración y materiales disponibles debe confirmarse según el proyecto y servicio contratado.
Personas → procesos → tecnología
Cuando estos elementos trabajan juntos, la organización puede reducir tareas innecesarias y obtener mayor valor de su sistema.
No basta con tener el software. Tu equipo debe saber aprovecharlo.
¿Estás pensando en implementar un software financiero y quieres evitar que tu equipo continúe trabajando como antes?